Редакция от 3 октября 2026 г.
1. Предмет и область действия регламента
1.1. Настоящий регламент определяет правила обмена электронными документами и их подписания квалифицированной электронной подписью (КЭП) в разделе «Документы (ЭДО)» сайта tender.school (далее — Сайт, раздел). Он дополняет регламент торговой площадки и пользовательское соглашение (раздел «Регламент и тарифы»).
1.2. Регламент распространяется на всех пользователей, подключивших раздел «Документы (ЭДО)»: отправителей, получателей, согласующих и подписантов.
1.3. Термины: «документ» — пакет файлов, оформленный в разделе; «отправитель» — пользователь, создавший документ и направивший его получателю; «получатель» — пользователь или организация, которым документ адресован; «согласующий» — сотрудник, визирующий документ до отправки; «подписант» — лицо, подписывающее документ своей КЭП.
2. Правовая основа
2.1. Обмен документами в разделе ведётся в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумаге с собственноручной подписью (ст. 6 63-ФЗ).
2.2. Договоры и иные сделки в электронной форме, подписанные электронными подписями сторон, считаются заключёнными в письменной форме (ст. 160, 434 ГК РФ). Первичные учётные документы (акты, письма и другие) могут составляться в электронном виде с электронной подписью (ст. 9 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»); формы первичных документов определяет сам экономический субъект.
2.3. Законодательство о закупках и взаимоотношениях сторон применяется в части, не противоречащей настоящему регламенту: при обмене документами по закупкам стороны соблюдают условия закупки, установленные её организатором.
3. Ограничения: что передаётся через раздел, а что нет
3.1. tender.school не является оператором электронного документооборота. Через раздел передаются неформализованные документы: договоры, дополнительные соглашения, спецификации, протоколы, письма, акты в свободной форме.
3.2. Счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12 и другие формализованные документы, предусмотренные приказами ФНС, через раздел не передаются: они выставляются только через операторов ЭДО (Контур.Диадок, СБИС/Saby и других) в соответствии со ст. 169 НК РФ.
3.3. В разделе можно указать свои номера (идентификаторы) в операторах ЭДО — Контур и СБИС. Эти сведения используются только для уведомления контрагента и вашего менеджера о связке; автоматическая отправка документов оператору на момент вступления регламента в силу не предусмотрена и подключается отдельным договором обмена.
4. Участники, идентификаторы и доверенности
4.1. Каждому пользователю при первом входе в раздел присваивается уникальный идентификатор участника ЭДО длиной 50 символов. Он отображается в личном кабинете в разделе и передаётся вместе с документами; идентификатор нельзя изменить.
4.2. Подписание с КЭП руководителя организации возможно напрямую. Подписание сотрудником от имени организации с 01.09.2024 требует машиночитаемой доверенности (МЧД), оформленной в соответствии с 63-ФЗ. МЧД загружается в разделе; при подписании пользователь указывает МЧД, на основании которой действует.
4.3. Роли сотрудников в ЭДО (подписант, согласующий, исполнитель, наблюдатель) назначает администратор организации. Роли определяют возможность согласовывать и подписывать документы; наблюдатель ни подписывает, ни согласовывает.
5. Статусы документов и порядок работы
5.1. Документ проходит статусы: черновик (draft) — пакет создан, но не отправлен; согласование (approval) — документ визируется сотрудниками организации отправителя; согласованный (approved) — согласование завершено, документ готов к отправке; отправлен (sent); доставлен (delivered) — принят получателем; просмотрен (viewed) — открыт получателем; подписан (signed); отклонён (rejected); требует уточнения (clarify); аннулирован (annulled).
5.2. Отправитель формирует пакет файлов (до 20 файлов), при необходимости запускает согласование, затем направляет документ получателю по email или ИНН. Получатель видит документ после доставки, может его просмотреть, подписать, отклонить или запросить уточнение.
5.3. Аннулировать документ может отправитель до или после подписания — в пределах установленных правил раздела. Отозвать уже подписанную подпись после её проставления нельзя: подпись остаётся в документе.
6. Согласование внутри организации
6.1. До отправки документа отправитель может запустить согласование, назначив до 15 согласующих. Согласование может быть последовательным (документ передаётся по порядку) или параллельным (все согласующие видят его одновременно).
6.2. Согласующий визирует документ или возвращает его на доработку с комментарием. При возврате документ переходит в черновик, остальные согласования отменяются, отправитель получает уведомление.
6.3. После всех виз документ получает статус «согласованный» и доступен для отправки и подписания. Согласующие видят только те документы, в которых они назначены; сотрудники организации с ролью подписанта видят документы организации согласно настройкам доступа.
7. Подписание КЭП
7.1. Подпись формируется на стороне пользователя средствами плагина КриптоПро в браузере в формате откреплённой подписи CAdES-BES. Ключ подписи, его носитель и пароль остаются у владельца; Сайт не получает и не хранит ключи.
7.2. Перед подписанием раздел сверяет отпечаток файла с тем, который пользователь видит и подписывает (SHA-256), и отображает сведения о сертификате: владельца, срок действия и ИНН. Если ИНН из сертификата не совпадает с ИНН организации или получателя, раздел показывает предупреждение, но не запрещает подпись — решение принимает пользователь.
7.3. Подпись проставляется на все файлы пакета сразу. Подписанным считается документ, для которого сформированы файлы откреплённых подписей (.sig) и, при подписании сотрудником, указана действующая МЧД.
7.4. Откреплённая подпись не встроена в файл документа: при проверке подписи файл и файл .sig сопоставляются отдельно. Стороны признают подпись действительной, если она прошла проверку по сертификату аккредитованного удостоверяющего центра.
8. Журнал событий
8.1. Раздел ведёт журнал действий: создание, отправка, доставка, просмотр, согласование, подписание, отклонение, уточнение, аннулирование — с датой и временем (в UTC) и данными о стороне.
8.2. Журнал является неизменяемым (append-only): записи в нём нельзя изменить или удалить через интерфейс. Журнал служит доказательством фактов отправки, получения и подписания документов.
9. Хранение и выгрузка
9.1. Подписанные документы вместе с файлами подписей (.sig) и сведениями о МЧД стороны обязаны хранить сами в течение установленных сроков, как правило не менее 5 лет (ст. 29 402-ФЗ, Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле»).
9.2. Раздел позволяет в любой момент выгрузить архив «файлы + .sig» по каждому документу и скачать PDF-копию со штампом «Документ подписан электронной подписью». Штамп — только визуализация для удобства; юридическую силу имеет сама подпись (.sig).
9.3. Удалённый в корзину документ хранится и может быть восстановлен; окончательное удаление происходит в порядке, предусмотренном разделом. После удаления документа журнал событий сохраняется.
10. Персональные данные
10.1. В связи с обменом документами в разделе обрабатываются данные пользователей и подписантов: ФИО, ИНН, email, сведения о сертификате и МЧД, данные о связке с операторами ЭДО. Данные обрабатываются в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ только для целей обмена документами, согласования и уведомлений — по порядку, установленному политикой конфиденциальности.
11. Ответственность сторон
11.1. Пользователь отвечает за достоверность сведений, указываемых при создании и отправке документов (получатели, ИНН, МЧД), и за сохранность ключа подписи: действия, совершённые с использованием его сертификата, признаются совершёнными им самим, если иное не доказано.
11.2. Раздел обеспечивает передачу документов, ведение журнала и проверку срока действия сертификата на момент подписания; он не проверяет содержание документов, полномочия подписанта и действительность сертификата в момент проверки на стороне другой стороны — это делают стороны при выгрузке и проверке файлов.
11.3. Мы не отвечаем за отказ стороны подписать документ, за пропущенные сроки согласования и за споры по содержанию документов; стороны решают их в порядке, предусмотренном регламентом площадки и договором.
12. Уведомления и изменения регламента
12.1. О событиях в разделе (отправка, согласование, подписание, отклонение) пользователи получают уведомления в кабинете и, при привязанном Telegram, в мессенджер.
12.2. Мы вправе изменять настоящий регламент, публикуя новую редакцию на этой странице с датой вступления в силу. Продолжая пользоваться разделом после вступления новой редакции в силу, пользователь соглашается с ней.
12.3. Вопросы, не урегулированные регламентом, решаются по правилам регламента площадки и пользовательского соглашения, а по существу споров — в порядке, предусмотренном законом.